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十个高效时间管理技巧

  一位时间管理高手给大家分享了一些小技巧,不是要激励大家透过什么意志力来改变自己的个性,而只是在实际的作法上微调,就能改善工作效率。而其中有些方法,是不管换到什么工具上都是共通的,无论何时何地都能「被执行」,并且不需要你修身养性还是改变意志就能被执行!今天这篇文章,就来分享时间管理上「真的可以被具体执行」的小技巧。

一、帮自己留下「神圣时间」

我有一个习惯是每天都有预留一段「神圣时间」,可能是晚上10点到12点,或是早上5点到7点,但也有可能是某个假日中午的12点到2点,当然这个神圣时间是留在我自己心裡的,只有我自己知道。

但是无论任何人要给我安排什麽事情、无论任何任务需要安排什麽时间,都绝对不会碰触到我心中的这段每日的「神圣时间」,当我跟别人说:「不好意思,这一天真的没有时间了。」实际的意思就是除了神圣时间外,没有其他时间可以安排了。

「神圣时间」的时段不是固定每天一样,但「神圣时间」一定是用来执行一个我自己非常想要执行的事情,可能是写一篇部落格文章,也可能是学习一个事物,或是读一本书。

拥有「神圣时间」的好处就是:我自己想做的事情总是会一直保持进度。而这一点正是时间管理的真谛:

完成比之前更多的任务「不是」时间管理,要真正完成自己想做的事情,才是时间管理。

二、「少量多餐」的工作切割法

时间管理不只是安排时间,而是可以在有时间的时候具体有效的完成现在可以做的任务,让你无论面临什么样的时间变化都可以应付自然,只要有空档,我就有事情可以做,总是可以推进工作进度。

很多时候我们其实是「浪费了太多空档时间」,明明开会前有30分钟空档,明明下午临时空出1个小时,但我们把这些空档浪费掉了。(参考:这 10 件事情,不如留到「零碎时间」再做更有效率!)

要改善这个问题,具体的作法就是「切割工作」,一件工作尽可能的切割成很多个任务步骤,每一个都要能独立执行,并且每一个都能在60、30甚至20分钟以内完成。

这样一来,我们不用等到有完整的两个小时才能开始工作,而是少量多餐,一天之中只要给我4个30分钟的空档,我就可以把这项工作完成。仔细计算一下:

-上班开始后大家还没开始互相丢工作的30分钟。
-中午午休前大家开始放下工作的30分钟。
-下午开会前觉得做什么都会被打断的30分钟。
-傍晚下班前开始酝酿下班心情的30分钟。

只要切割成多的任务,你真的可以空出空档来完成一个本来很庞大的工作。而且少量多餐会让我感觉轻松,一次要吃下大餐则负担太过沉重,反而产生了厌食的感觉。


三、「想到就能做」,善用行动工作

「行动」工作可以大幅度的改变我们的工作效率,这里指得就是在我的行动装置上进行的工作,包含手机、平板,或者非常轻便的笔电,以及可以在任何环境下进行工作,像是会议室、咖啡厅、捷运上、行人马路口。

这里不是说要大家「什么时候都在工作」,就像前面说的,这不是时间管理的目的,甚至违背时间管理的精神。

「行动工作」对我的意义是,什么时候我都「可以」工作,只要我想要、需要以及有必要,我可以立即的推进工作进度,不用回到办公室,不会遗忘资料,善用每一个值得善用的时间。前面第二点所说的切割工作,就很需要行动工作一起搭配,才能更加善用空档。

另外,我自己的经验是常常很多时候我的「工作灵感」、「工作问题与解决的方法」是发生在「行动中」。这时候如果我善用行动工具来工作,就可以立即储存想法、推展进度、解决问题,当下就去掉一个待办清单,这样整体来看更能节省自己的时间。

四、「到此为止」,设定大中小截止线

我自己的时间管理经验告诉我,有「到此为止」的想法是非常重要的。很多时候我为了要把一件工作做好,可以无止尽的进行准备、规划、收集资料,在执行上我也可以永远的去修改任何细节而让其感觉更好,但这种事情如果没有一个终止,那麽没有任何工作可以被完成。

甚至,有时候这样的永无止尽想法一直拖到了真正非要完成不可时,反而只能急就章,最后结果更加惨烈。

所以我在工作时随时都会给自己「到此为止」的截止线,而且可以区分三个层次,第一个大截止线是这个专桉必须完成的那一天,或许是一个月后。

第二个中截止线是我切割这个专桉后,设定的每週进度,每一週结束前,无论如何我要达到这个进度,无论做出来的结果是100分还是80分(当然,如果只有 60 分就要调整进度)。

第三个小截止线是每天每个时段的琐碎任务,例如这个任务我要花两个小时做,或者更真实的情况是:「我只有两个小时可以做」,那么我就做出两个小时能够做到的现在最好的结果,接着就「到此为止」。

当然要追求一个更好的结果,但比起强求这一次做到最好,而实际上自己并没有任何具体能力、条件去保证这一点,那麽不如追求「下一次」比「这一次」做得更好。

五、「就照着做吧!」建立可以遵循的步骤流程、待办清单

如果自己有些工作在本质上是要反覆做的(或者以后还有做的机会),那么当然要依据这次的经验,建立一个固定的流程,而且要把这个流程写下来,并且把流程转化成一个一个具体、连续的待办步骤,让自己下一次可以照着做就好。

这不只是说下一次可以比较轻松,而是有一个「具体步骤流程」可以相对容易克服工作上最大的敌人:自己的焦虑。

无论是之前做过的工作,还是这一次全新的陌生专桉,我都会从自己的经验或请教别人的经验中,事先建立好这次的「流程」、「步骤」、「待办清单」,并且把这个流程非常明确、具体的写在笔记上。

在执行专桉时,无论遇到什么挫折、阻碍,即使心情再低落、脑袋再混乱,我都知道「只要打开这份流程笔记,照着继续做下一步就好」,事先把大概的流程确定下来,可以很大程度的让整个工作更加顺畅,自然的无论如何时间就能在自己的掌控之中。

六、「删去法」,去除多余的步骤

第五点中建立了工作流程、待办清单后,我还会做一件事情,就是开始删去那些其实没有必要的步骤。

尤其在有时间压力下,千万不要忘记第一点,这种时候依然要留给自己神圣时间,所以一定要删去多馀的步骤或任务。

而且一定有可以删去的,只要我们仔细的去思考专桉的目的、工作的意义和整个流程的逻辑性,就可以找出那些可以精简的部份,精简的愈多,你就愈容易获得掌控这次专桉时间的权力。

七、「不要高估自己」,排出真正可以完成的时间

在排定工作流程时,难免会发生「本来想要今天完成的任务但没有完成」,这时候要思考一个问题:我是不是太高估自己了?这样安排了一大堆今日要完成的任务,结果变成只是一种心理安慰,那么,不如下次真正排出自己可以确实完成的任务数量吧!

虽然数量一定会变少,但这样才会让自己真正知道需要多少时间来完成这项任务,请务必「真正的认识自己能力的极限、感觉的极限」,不只是能力上做不做得到,也要在意自己的精神力是不是能支撑,然后才知道自己确实可以完成什么样的任务进度。

不要每一次没有达成目标时就想:「下次我拼一下应该就可以」,或是「那就把今天没做完的全部丢到明天一起做,但明天原本预计要做的还是做完」,这种想法是时间管理的另外一个大陷阱,会让你永远都没有办法「安排出真正符合自己的时间管理方桉」,永远都在赶工。

很多时候专桉开始前会让你预估时间,与其错误的预估一个月就能完成,不如准确的预估自己实际上需要两个月时间,比起紧缩导致最后延误,反而准确推出的效果更好,因为一个专桉很有可能还牵涉到其他团队的配合,不是你自己的事情,只有时间准确才能让每个团队搭配出最好的效果。

八、「不要打断自己」,关闭过度的提醒

我以前也是会使用像是新邮件提醒这类工具,但是后来我发现那对我来说是工作效率的另一个大敌,是的,没错,我透过邮件通知即时收到最新任务了,但结果却是让我从现在的工作上分心、打断了现在的工作。

一旦从现在正在进行的工作抽离,要回头继续工作,就要花费更多时间的浪费,这其实非常划不来。

所以现在我都不装任何电脑上的通知软体,把 Chrome 的通知关闭,也把手机上的通知关闭,我不要这些新任务的通知来干扰我,而让自己可以「在这段工作结束后」才去看看有什么新通知。

这是一个小小的方法上的改变,可是可以大幅的增加工作效率,让每一段工作都能最有效率、最准确的完成。

九、「告别今日」,写下明日的任务清单

我曾经在「今天晚上就该做,明天早上不要做的 5 个数位工作习惯」中分享过这个想法,对我来说每天晚上写下明日的任务清单有两层意义。

第一是告别今日,既然要写下明日任务,那麽当然表示我整理了今天完成的、未完成的工作,把今日的任何问题、错误留在今日封存,然后看向明日,好好计画那麽「接下来我可以做什麽」。

时间管理的关键就是永远只看现在与未来,只思考接下来怎麽做,因为人没办法回到过去去改变已经在之前的时间点上发生的事情。

第二则是让明天一开始就能很快的进入工作状态,并且在一日裡可能的各种意外来临之前,优先完成最重要的工作。

十、「给自己休息时间」

最后回头呼应第一点,在第一点中预留的神圣时间依然是「要做什么事情」的时间,但除此之外,还要预留真正休息的时间。

短的来说可能是每工作30分钟就一定休息5分钟,中的来说可能是每天中午会睡个午觉,晚上会去好好吃饭,长的还说则是计画周末的旅行出游。

时间管理终极的意义还是在「怎么样拥有自己的时间」,怎么样更快完成工作只是为了让自己多拥有一个时间的手段与过程,而这些自己真正休息的时间,才能让自己享受人生,回头好好珍惜自己,并且也获得更多工作的动力。

所以千万不要自己压榨自己,总是去想「反正我牺牲週末就能完成」,多尝试换个想法:「在週末前我可以怎么精简工作、善用工具、请人帮忙、沟通协调」,来让目前的工作顺利达到截止线?

小结:

这十个方法对我来说其实环环相扣,而且有效的改善了我的时间管理与工作效率,今天这篇文章做一个统整分享,希望对大家有帮助,也欢迎大家一起来讨论,提供你们的想法。



(文章来源:管理技巧)